Privacyverklaring

Wie wij zijn

Prokalos is een handelsnaam van Cyntax (eenmanszaak), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94035490, gevestigd aan Boksdoorn 5, 7421 CL Deventer. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring staat. Vragen over privacy stel je via privacy@prokalos.nl.

Waar deze verklaring over gaat

Deze verklaring gaat over de website prokalos.nl. Ze gaat niet over de Prokalos-app voor scholen. In de app verwerken wij gegevens in opdracht van de school, en is de school verantwoordelijk. De school vertelt leerlingen en ouders welke gegevens zij daarvoor gebruikt.

Welke gegevens we verwerken en waarom

Als je het contactformulier gebruikt

We ontvangen je naam, je e-mailadres, je bericht en, als je die invult, de naam van je school. We gebruiken die gegevens alleen om je vraag te beantwoorden. Dat doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang: jij stelt een vraag en wij willen die kunnen beantwoorden. Het formulier stuurt je bericht als e-mail naar ons; de website zelf slaat het niet op.

Om misbruik tegen te gaan accepteert het formulier hooguit vijf berichten per uur vanaf hetzelfde IP-adres. Daarvoor onthouden we je IP-adres een uur lang.

Als je de website bezoekt

Onze servers houden bij welk IP-adres op welk moment welke domeinnaam opvroeg en welk antwoord het kreeg, maar niet welke pagina. We gebruiken dat om de website te beveiligen en storingen op te lossen, op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en werkende website.

Gaat er op onze servers iets mis, dan krijgen we een technische foutmelding. Daarin staan geen persoonsgegevens.

Cookies

De website plaatst geen cookies en gebruikt geen analyse- of volgdiensten. De lettertypen komen van onze eigen server, dus je bezoek wordt niet aan een lettertypedienst doorgegeven.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Je bericht via het contactformulier: in onze mailbox tot je vraag is afgehandeld. In ons verzendlogboek blijft een kopie van de verzonden e-mail 12 maanden bewaard, zodat we kunnen nagaan of een e-mail is aangekomen.
• Je IP-adres voor de limiet op het contactformulier: een uur.
• Serverlogboeken met IP-adressen: 30 dagen.
• Gegevens die we verwijderen, kunnen nog tot ongeveer 67 dagen in onze versleutelde back-ups staan. Daarna zijn ze ook daar weg.

Met wie we gegevens delen

We verkopen geen gegevens en geven ze niet aan anderen voor hun eigen doelen. Voor de techniek werken we met deze verwerkers, met wie we afspraken hebben over het gebruik van je gegevens:

• UpCloud: hosting. Onze servers staan in Amsterdam, opslag en back-ups in Helsinki.
• Google (Google Workspace): onze e-mail, waar je bericht binnenkomt.
• Mailgun: het versturen van e-mail, in de EU-regio.
• Sentry: technische foutmeldingen zonder persoonsgegevens, in de EU-regio.

Google en Mailgun zijn Amerikaanse bedrijven. Als gegevens daardoor buiten de Europese Unie komen, gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor eist, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Beveiliging

De website werkt alleen via een versleutelde verbinding (HTTPS). Back-ups zijn versleuteld en alleen wie dat voor zijn werk nodig heeft, kan bij de gegevens.

Je rechten

Je mag de gegevens die we van je hebben inzien, laten corrigeren of laten verwijderen. Je mag ook vragen het gebruik te beperken, bezwaar maken tegen het gebruik, of je gegevens laten overdragen. Mail daarvoor naar privacy@prokalos.nl. We reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Verandert deze verklaring, dan krijgt ze een nieuw versienummer en een nieuwe datum. Hieronder staat welke versies er zijn geweest. Algemene vragen kun je ook stellen via info@prokalos.nl of de contactpagina.